四、活动策划、确定活动主题。
活动策划主要包括如下内容:
1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话,念稿件,例行演示。实际上,尽管发布会是一个正式的会议,但可以做得更活跃一些,尤其是会议的开幕。
在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间,演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度,不宜太长,也不宜太短,实践中,15分钟到20分钟之间比较合适。
2、主题策划发布会的主题,可以有多种取法,常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样,也有的有一个大的主题,下面为正题,也有两者的结合。
另外,按照国家新闻出版有关部门的规定,凡是主题中有“新闻”字样的发布会,须经国家新闻出版部门的审批。一般来说,实践中,很多企业略去“新闻”字样,采用其它称法。
确定参会人员是一项很重要的工作,也是一个变化较多的因素,而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模,进而影响发布会的各个因素。比如,重要人物的出场可能影响规格,或者方便起见,会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等。因此,这是总协调工作控制的“关键点”,宜重点来抓。
参会人员的选择上,服务发布内容需要的原则,选择相关性强的人员参加。一般来说,都选择讲话较有份量的人物,而专家则是在该领域有建树或名气大的人。
新闻记者则是发布会的重头,一般来说,先造一份拟邀请的名单,提前一周时间发出邀请函,然后落实。时间较突然的新闻事件可以采用传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。
五、拟定活动策划案和具体操作方案。
活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用。一般来说,会议核心成员才提供。
具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步,甚至具体到胸卡的内容,时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。
六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次为:
1、会议议程
2、新闻通稿
3、演讲发言稿
4、公司/组织宣传册
5、有关图片
6、纪念品(或纪念品领用券)
7、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)
奠基的场所一般选择施工现场,通常位于建筑正门的右侧,所选定的奠基石的尺寸规格也是有严格的讲究的。奠基石上,通常文字应当竖写。在其右上款,应刻有建筑物的正式名称。在其正中.央,应刻有“奠基”两个大字。在其左下款,则应刻有奠基单位的全称以及举行奠基仪式的具体年月日。字体多有楷体刻写,金字为主。
在奠基石的下方或一侧,还应安放一只密闭完好的铁盒,内装与该建筑物的各项资料以及奠基人的姓名。届时,它将同奠基石一道被奠基人等培土掩埋于地下,以志纪念。
实际上,会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有性质的行为,当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。
1、 真正的商务考察:此类商务考察实际上主办者已经作好安排,需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导,可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。
2、 会展旅游:一般而言,会展旅游基本安排短线旅行,旅程很少离开会展举办地500公里以上,时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上,时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社,将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。