学而时嘻之
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Over-seriousness is a warning sign for mediocrity.
用事件表取代时间表
作者:同人于郊 提交日期:2009-3-8 7:05:00 正常 | 分类: | 访问量:21707

  我最近对提高个人的工作效率有点心得。以前时间多事情少的时候,我总觉得所谓个人时间管理都是瞎扯淡,人还是这么个人,工作还是这么多工作,你再有效率还能怎么样呢?现在我越来越觉得,是需要转变思想了。提高工作效率有学问。
  
  一般人一提到时间管理,可能首先想到的多把时间用在“正事儿”上,而不要把时间“浪费”在闲事上:多工作少上网,多看书少看电视。如果一个人发现自己正事干的太少,第一个想到的时间管理方案往往是制定一个时间表。我就曾经制定过这样的表,8个小时的工作时间中,多少时间是真搞科研(对物理结果的尝试和刺探),多少时间是处理一般事务,多少时间是读论文等等。但是这样的表格从来就没被执行过。
  
  我发现建立时间表其实是一个思维误区。这种表格明显是当初上学时候的课程表的翻版,几点到几点学语文,几点到几点学数学。实际上课程表的作用与其说是为了教育学生,不如说是为了方便老师。为了方便老师,必须让五十多个孩子统一行动,为了让五十多个孩子统一行动,必须制定课程表。成年人如果是制定健身计划,没准这种表格还有道理,如果是为了工作的话就一点道理都没有了。
  
  我们在工作中需要干的事情绝对不可能像上课那样以固定时间长度为单位。工作有意思的时候可能一连几天只干一件事,工作没意思的时候可能上一整天网。因为我们实际上不可能真正执行什么时间表,所以实际上时间表的督促作用就完全没有了。但这还不是最可怕的。
  
  最可怕的是那些真正执行了这种时间表的人。他们的才华受到了禁锢,很可能最终一事无成。因为他们不是时间的主人,他们是时间的奴隶。他们的工作方式是服务员的工作方式。他们把退休人员的生活方式当成了自己的工作方式。
  
  我认为个人效率管理的第一原则,一切一切的基础,就是要把“时间表”观念转变为“事件表”观念。“事件”,也就是任务,才是工作的本征函数,我们的一切计划必须按照这种本征函数展开。
  
  在每天工作开始之前,应该首先计划一下今天准备做哪几件事。也就是说要给自己设定目标。
  
  不行的人没有目标。普通人只有大的,关于最后结果的目标,比如说一个科学项目。而牛人的工作方式是设定为了实现最后结果的各种中间过程的具体的小目标。有了目标之后还要制定具体的计划。这里的关键词是“具体”!
  
  有些有浪漫主义情怀的人认为工作是为了享受“过程的乐趣”,但事实是做事不是做爱。工作就是要完成这些目标,否则就成了行为艺术。
  
  有了明确目标以后,工作就好像打仗一样,变得非常有活力。这时候什么闲聊喝咖啡上网都成了放松手段,除非你的工作还没有这些事情重要,否则这些事情根本就不会主动影响工作。
  
  以任务为中心工作,最重要的好处是确保了任务的完成。而如果以时间表为中心去做事,很可能无穷多时间投入进去了,最后什么也没做到。这里的根本原因就是当一个人没有具体目标的时候,他会找到各种借口来让自己浪费时间。有时候这种行为甚至是无意识的。
  
  每天工作结束,我们要问自己的问题不是这一天投入了多少时间工作,而是这一天干成了几件事。今天做不完可以明天做,但必须建立“一定要完成这几件事”的工作观。
  
  多大的事情才能算做完成了一件事呢?我认为值得写在笔记上存档的事情才能算一件事。
  
  我认为这些小目标小任务必须是“结果可观测”的。比如保存在计算机上的数据就是“不可观测”的,你必须把它画成图,给出一个科学解读和判断,才算是完成了一件事。再比如很多人认为读论文是重要的工作,但只“读”是不可观测的,最好把这篇论文的可取之处写入笔记,才算是做了一件事。
  
  我观察那些有一定成就的人物,无不是以任务为中心去做事。如果我们要干一件事,我们就要把这件事干成。如果我们要学一个技能,我们就要把这个技能学会。哪怕我们只不过读一本书,我们也要把这本书读完。
  
  有人可能会说这是一种功利主义思想,应该“不以成败论英雄”。其实我同意这种说法。并不是每个人都非得有所作为。无所作为也是一种人生境界,甚至可能更有美感。但我们的理工科思维不研究怎么做才有美感,我们研究“如果你想有作作为的话那么你应该怎么做”。那些鼓吹什么“体验工作的乐趣”的这种重在参与的人,最后很难取得任何成功。
  
  每天像打仗一样工作有没有乐趣?我认为其实很有乐趣。但有一点必须明确,就是这种“以任务为中心”的工作,不“好玩”。肯定没有打魔兽世界有意思。很多很多任务本质上是脏活累活,是我们不爱干的。但可以肯定的一点是,每天都很有成就感,觉得自己这一天过得很有意义。
  
  本文谈论了我们在工作中“做什么”的问题。必须把思想建立在“以任务为中心”的基础上,才能谈效率,才能谈“怎么做”。
  

严肃评论,请去新版: www.geekonomics10000.com
#日志日期:2009-3-8 星期日(Sunday) 晴

评论人:天涯网友(游客) 评论日期:2009-3-8 10:07
看这篇文章,想起了《高效能人士的七个习惯》中,提到的关于“重要但不紧迫”事情的处理,还有德鲁克面向结果的管理理念。

-ubikr

评论人:几尾狐 评论日期:2009-3-8 14:43
谈恋爱了吗:)感觉您对自己,对做事思考的很清楚,这当然没有任何问题,我也一直这么要求自己,但当你面对一个对你很重要,你不愿意或者无法改变ta的想法的时候,不妨了解一下别人的思路。理科思维讲究最优解,讲究效率,但这不是世界的全部,整个社会的运作是没有效率的,但是它满足了大多人的需要,还养活了很多投机分子...

评论人:同人于郊 评论日期:2009-3-9 5:38
我现在也在读几本这方面的书。我打算通读之后总结一个最实用的时间管理办法,希望这篇是第一篇。我猜“以任务为中心”这个观念,应该是所有这些书的共识和基础。

这些方法主要当然是适合像我这样工作比较独立的情况。如果是一个公司一个团队怎么更有效率,那就更有学问,不是我想深入的了。不过我的确同意“整个社会的运作是没有效率的”这个说法:)

评论人:天涯网友(游客) 评论日期:2009-3-11 10:27
有启发!!

评论人:天涯网友(游客) 评论日期:2009-3-12 21:41
我基本也是这样干的,好处是对任务的前因后果可以进行跟踪,掌握进度,当有了一个不能实现的任务的时候,就把这个最终目标分解,做目前能做的,等时机成熟了再完成没有做的那部分,水到渠成。这里的关键是有了目标后,要去做!

评论人:天涯网友(游客) 评论日期:2009-3-16 0:02

看看这篇如何?
Do Time Management techniques work?
http://www.geekmba360.com/?p=588

//fengdingcn.org



评论人:同人于郊 评论日期:2009-3-18 1:12
我认为这篇文章说的很有道理。一旦到了具体技术的层面,那就各取所需甚至是见仁见智了。但是“以任务为中心”,和“一脑不能两用”,这两个是基本观念的问题,也就是此文所说的 “common sense”, 应该是没什么问题的。

我这几天也在看那本 GTD的书,那本书写的很有点意思,有些地方完全超出了我此前对时间管理的想象。我感到我肯定不能完全按照那本书说的方法作事。但是他的"mind of water"这个观念很不错。

评论人:天涯网友(游客) 评论日期:2009-3-29 21:37
看看这个:
How to procrastinate like Leonardo da Vinci:
http://chronicle.com/temp/reprint.php?id=zs61txc4kwr4kd1q1rjbfxt41952gdmf


评论人:同人于郊 评论日期:2009-4-2 1:56
这篇讲达芬奇的文章非常好,非常感谢推荐。我有三点意见:

第一,达芬奇根本就不是 procrastinate. Procrastination 是“该做”的事情没有按时做,比如你应该在4/15之前把税表填好可是你没有,因此产生的后果是你必须耗费更多的时间去补救,结果是得不偿失。而达芬奇不去把所有项目都彻底完成,只不过因为他认为那些项目剩下的部分根本就“不该做”:

- 可能是不该由他来做,因为他太牛了应该把精力用在产生新的思想上,剩下的工作可以让助手去做;
- 也可能是他认为不是现在应该做,"retain them until circumstances made them more immediately useful." 像直升飞机和潜艇这样的东西在当时的技术条件下显然是不能马上变成现实的,达芬奇选择笔记是最有效率的办法。

正如此文所说的牛津字典对 procrastinate 的一个解释是 "to postpone irrationally, obstinately, and out of sinful laziness",难道他不做完这些东西是因为他懒,他非理性么?显然不是。达芬奇显然不是 procrastinate. 作者从现代人的“简历”角度去解读达芬奇没有把想法都变成 publications,说这叫 procrastinate,这就没意思了。

第二,达芬奇是一个彻底的行动主义者,而不是什么空想家。他非常勤奋的把自己的想法立即(!)写在笔记上,他的那些笔记并不仅仅是大致想法,而是有非常详尽的设计方案和草图,这根某些人写心情日记完全是两码事。笔记本身就是达芬奇的行动。唯一的遗憾是他没有一个与其能力相当的团队去把他的所有想法都一一实现。达芬奇选择了发挥自己才能最有效率的方法:笔记而不是把所有项目都做成。

第三,本文作者作为一个“associate professor of English”,根本不明白搞科研是怎么搞的,他像所有没搞过科研的人一样,把科学发现和发明神秘化:“......it happens through random insights resulting from unforeseen combinations. Genius is inherently outside the realm of known disciplines and linear career paths.” 科学发现的确不是线性的,但是所有 insights 都是基于其本人和同时代人多年的积累纸上的爆发,而不是什么"touched by the hand of God".


评论人:鱼过 评论日期:2009-10-9 18:32
MARK



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